新人さん向け コピーをする際に気を付けること、確認すること

新人さんに向ける コピーをする際に気を付けること、確認すること

会社でよくあるこんなケース

※コピー元が、カラーで複数ページかつ片面とする

上司「これコピーしておいて」

部下「はい。承知しました。」

こんなことがよくありますよね。

前もって、印刷はこのパターンのみということが決まっているのであればよいのですが、

上司の一言で言っている「コピー」は、色々なパターンが考えられるがはずです。

上のケースでの上司の問題点

まず、「コピーしておいて」だけで、部下にやってほしいことが伝わるのでしょうか?

モノクロなのか?カラーなのか?

片面なのか?両面なのか?

両面の時は、長辺綴じなのか?短辺綴じなのか?

すぐに考えつくだけで、パターンがいろいろあることが分かります。

こういうことを突っ込むと、上司からよく出てくるワードとしては、

「普通に考えたら」、「当たり前」、「常識」があります。

一度教えていることを、何度も間違えるのは、聞き手側に問題があると思いますが、

教えたことも無いのに、常識という言葉で、怒りつけるのはどうかと思います。

的確な伝わる指示を出すのも、上司の仕事ではないでしょうか?

上のケースでの部下の問題点

コピー元が、1枚の片面のみのモノクロであれば問題無いですが、今回は違います。

最低でも、以下の3点は確認しましょう。

①モノクロなのかカラーなのかを確認。

②片面から両面にして印刷するのか確認。

③両面ならば、長辺綴じか短辺綴じかを確認。

当然、以前に同様の資料をこう作れと言われている場合はこの限りではありません。

ただしその際にも、前回と同様に印刷することに問題無いか確認を取っておく必要があります。

普段からの職場環境が一番大事

こういったことから、仕事のミスが発生し、メンバー間での溝ができることは、積もり積もって会社にも影響が出ると考えます。

今回のケースですと、

上司からの、これで伝わるだろうという、雑な指示は、どこかおもいやりに欠けていると思います。

また、部下も聞き返すことでめんどくさがられるという心情があり、具体的に聞かなかったのかもしれません。

普段から、メンバー同士、ものを言い合える環境、思いやりのある環境というのがとても大事なのではと考えます。

まとめ

最低でも、コピーする上で、以下の3点は意識しておく必要がある。

①モノクロなのかカラーなのかを確認

②片面から両面にして印刷するのか確認。

③両面ならば、長辺綴じか短辺綴じかを確認。

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